از باسکول تا گزارش مدیر: یک بار وزن کنید، همان عدد همه‌جا
ساعت 6 صبح فصل برداشت است. صف کامیون‌ها تا جاده رسیده و اینترنت قطع است. در خیلی از کارخانه‌ها این یعنی دفتر و خودکار، و عددهایی که عصر یا فردا باید دوباره در نرم‌افزار تایپ شوند. هر تایپ دوباره یک فرصت برای اشتباه است، و در باسکول، اشتباه یعنی پول.
فرا توزین را برای همین لحظه ساخته‌ایم. در این نوشته مسیر یک وزن را از ایندیکیتور تا گزارش مدیر دنبال می‌کنیم؛ و صریح می‌گوییم کجا امروز هنوز دست حسابدار لازم است.
1. وزن از ایندیکیتور می‌آید، نه از دست
ترمینال فرا توزین وزن را مستقیم از ایندیکیتور باسکول می‌خواند. اپراتور با یک کلید وزن پایدار را می‌گیرد و هم‌زمان دستیار پلاک‌خوان، از دو دوربین دو سر باسکول، پلاک را پیشنهاد می‌دهد. اگر سرویس پلاک‌خوان در دسترس نباشد، پلاک با دست تایپ میشود و توزین نمی‌ایستد.
توزین دومرحله‌ای (وزن اول، خروج کامیون، وزن دوم) پیش‌فرض است و توزین تک‌مرحله‌ای هم هست، برای وقتی که وزن خالی از پیش معلوم است.
2. اول روی رایانهی باسکول، بعد سرور
قاعده‌ی اصلی ساده است: قطعی اینترنت هیچوقت نباید باسکول را بخواباند. هر قبض اول روی رایانهی خود باسکول ذخیره و چاپ میشود و بعد در یک صف ارسال منتظر می‌ماند. وقتی ارتباط برگشت، صف به ترتیب و دسته‌دسته به سرور فرستاده میشود.
هر قبض یک کلید یکتا دارد، پس اگر ارسالی وسط راه قطع شود و دوباره فرستاده شود، همان قبض بهروز میشود و قبض تکراری ساخته نمیشود. اپراتور تا 14 روز بعد از آخرین ورود آنلاین، بی‌اینترنت هم میتواند وارد ترمینال شود.
3. یک شماره، روی کاغذ و روی سرور
شماره‌ی قبض همان لحظه‌ی ثبت روی ترمینال ساخته میشود، حتی بی‌اینترنت، و سرور همان را بی‌تغییر نگه می‌دارد. پس شماره‌ای که راننده روی کاغذ دارد، همان شماره‌ای است که مدیر در گزارش می‌بیند.
4. هیچ وزنی بی‌دلیل عوض نمیشود
- وزن دستی فقط با مجوز جدا و با نوشتن دلیل ثبت میشود؛ دلیل و نام کاربر ذخیره می‌شوند و روی قبض «وزن دستی ثبت شده» چاپ میشود.
- ویرایش قبض دومرحله‌ای است: یک نفر درخواست می‌دهد و نفر دیگری تأیید میکند. تأییدکننده نمی‌تواند درخواست خودش را تأیید کند.
- درصد افت (ناخالصی، خاک، رطوبت) جدا ثبت و از وزن کم میشود تا وزن خالص نهایی روشن باشد.
5. گزارش مدیر از همان قبض‌ها
قبض‌هایی که به سرور رسیده‌اند در ماژول باسکول فراERP دیده می‌شوند و گزارش‌های مدیریت از همان‌ها ساخته می‌شوند، با خروجی اکسل. مدیر برای دیدن کار امروز باسکول منتظر دفتر کسی نمی‌ماند.
جایی که امروز هنوز دست حسابدار لازم است
صریح بگوییم: امروز از قبض باسکول به‌طور خودکار سند حسابداری، رسید انبار یا فاکتور ساخته نمیشود. باسکول در حسابداری فراERP یک گروه تفصیلی است، پس حسابدار میتواند سطرهای سند را با نام باسکول برچسب بزند؛ ولی سند را خودش می‌زند. همین‌طور خروجی قبض امروز یک فایل PDF است و چاپ مستقیم روی چاپگر هنوز آماده نیست.
این‌ها را می‌گوییم چون ترجیح می‌دهیم پیش از خرید بدانید. فهرست کامل «امروز نه» روی سایت فرا توزین است.
چرا این مسیر مهم است
در باسکول، اختلاف‌ها معمولاً از جاهای کوچک شروع می‌شوند: وزنی که دستی نوشته شد، قبضی که دوبار ثبت شد، شماره‌ای که روی کاغذ با سیستم نخواند. وقتی وزن از ایندیکیتور بیاید، قبض یک شماره داشته باشد و هر تغییر دلیل و تأیید بخواهد، بیشتر این اختلاف‌ها پیش از شروع بسته می‌شوند.
یک بار وزن، یک شماره، یک ردِ تغییر. بقیه‌ی گزارش‌ها روی همین سه می‌ایستند.
روز اپراتور، از نزدیک
ترمینال برای اپراتوری ساخته شده که باید سریع کار کند و اشتباه نکند:
- طرف‌های معامله (فروشنده یا واسطه، مالک بار، خریدار و راننده) با شماره‌ی موبایل یا کد ملی از سوابق پیدا می‌شوند؛ کسی که بار اول می‌آید، با ثبت قبض خودش ساخته میشود.
- پلاک کامل‌شده نوع خودرو و راننده را از سوابق پر میکند.
- کلیدهای آشنا: ثبت، چاپ، فهرست قبض‌های باز در انتظار وزن دوم و چاپ دوباره، هر کدام یک کلید دارند.
- سه برگه: رسید وزن اول، قبض کامل و رسید راننده که طرف‌های معامله و قیمت در آن نیست.
نقش هر کس، جدا
دسترسی‌ها ریز تعریف می‌شوند: دیدن، کار با باسکول، ثبت وزن اول، ثبت وزن دوم، ابطال، چاپ دوباره، درخواست ویرایش و تأیید ویرایش هر کدام جداست. یعنی حسابدار میتواند گزارش‌ها را ببیند بی‌آنکه بتواند قبض صادر کند، و اپراتور میتواند قبض صادر کند بی‌آنکه بتواند ویرایش را خودش تأیید کند.
این جدایی‌ها کار را کند نمی‌کنند؛ فقط معلوم می‌کنند هر عدد را چه کسی گذاشته و چه کسی تأییدش کرده است. وقتی سؤالی پیش می‌آید، جواب به‌جای حدس، در سوابق است.
پیش از نصب: چه چیزی آماده کنیم
- فهرست باسکول‌ها: هر باسکول یک کد و نام دارد و نوعش (تریلی‌کش یا کامیون‌کش) مشخص میشود. هر کاربر روی یک باسکول کار میکند و قبض‌ها با کد همان باسکول شماره می‌خورند.
- اتصال ایندیکیتور به رایانهی باسکول؛ تنظیم آن فقط با مجوز جدا ممکن است، تا اپراتور نتواند ایندیکیتور را دور بزند.
- دو دوربین در دو سر باسکول، اگر دستیار پلاک‌خوان را می‌خواهید.
- فهرست کالاها و نوع خودروها؛ کالای تازه را اپراتور همان‌جا هم میتواند تعریف کند.
یک نکته‌ی آرامش‌بخش هم درباره‌ی مجوز نرم‌افزار: اگر روزی مجوز تمام شود، فقط ثبت وزن اولِ تازه بسته میشود؛ وزن دوم، چاپ و ارسال کار می‌کنند. هیچ کامیونی روی باسکول نمی‌ماند.
قدم بعد
اگر باسکول دارید، با ما تماس بگیرید تا مسیر کامیون‌های خودتان را، از ورود روی باسکول تا گزارش مدیر، با هم مرور کنیم.
پرسش‌های پرتکرار
اگر اینترنت قطع شود، باسکول کار میکند؟
بله. هر قبض اول روی رایانهی باسکول ذخیره و چاپ میشود و بعد از برگشتن ارتباط به سرور میرود؛ ارسال هیچوقت شرط ثبت نیست.
از قبض باسکول سند حسابداری خودکار ساخته میشود؟
امروز نه. حسابدار میتواند سطرهای سند را با نام باسکول برچسب بزند، ولی سند را خودش ثبت میکند.
اپراتور میتواند وزن را دستی عوض کند؟
فقط با مجوز جدا و با نوشتن دلیل؛ دلیل و نام کاربر ذخیره و روی قبض چاپ می‌شوند.
قبض تکراری ساخته نمیشود؟
نه. هر قبض کلید یکتا دارد و ارسال دوباره همان قبض را بهروز میکند.