چرا همه‌ی نرم‌افزارهای یک سازمان باید روی یک داده بنشینند

آخر ماه است. مدیرعامل می‌پرسد از کالای «الف» چقدر مانده. انبار یک عدد می‌گوید، حسابداری عددی دیگر و فروش عدد سوم. هیچ‌کدام دروغ نمی‌گویند؛ هر کدام عدد را از نرم‌افزار خودشان خوانده‌اند. مشکل آدم‌ها نیستند؛ مشکل این است که سازمان روی چند داده‌ی جدا می‌چرخد.

عددها چطور از هم جدا می‌شوند

در بیشتر سازمان‌ها نرم‌افزارها یکی‌یکی و به‌مرور آمده‌اند: اول حسابداری، بعد یک برنامه برای انبار، بعد اتوماسیون اداری، بعد یک فایل اکسل برای باسکول. هر کدام برای خودش درست کار می‌کند، ولی بین آن‌ها یک آدم ایستاده که عدد را از یکی می‌خواند و در دیگری تایپ می‌کند.

این آدم سه دشمن دارد:

• تأخیر: عدد امروز، فردا یا آخر هفته به نرم‌افزار بعدی می‌رسد. گزارش مدیر همیشه کمی عقب است.
• اشتباه تایپ: یک صفر جا می‌افتد، یک کد کالا جابه‌جا می‌شود. پیدا کردنش گاهی روزها طول می‌کشد.
• دو نسخه از حقیقت: وقتی سند در یک جا اصلاح می‌شود و در جای دیگر نه، دو نرم‌افزار دو داستان متفاوت می‌گویند.

«یک داده» یعنی چه

یعنی همه‌ی بخش‌ها روی یک پایگاه داده کار می‌کنند. در فراERP، فاکتور فروش همان لحظه که ثبت می‌شود سند حسابداری می‌زند، از موجودی انبار کم می‌کند و در گزارش مدیریتی می‌نشیند. کسی آن را جابه‌جا نمی‌کند، چون جایی برای جابه‌جا کردن نیست: عددی که انبار می‌بیند همان است که حسابداری می‌بیند.

این به اعضای دیگر خانواده هم می‌رسد. فرا کلینیک همان فراERP است که برای مراکز درمانی تنظیم شده؛ هر چه پذیرش ثبت می‌کند، بی‌آنکه کسی دوباره واردش کند، به صندوق و دفاتر مالی می‌رسد. پنل فدلاگ ماژول «نظارت» فراERP است و قبض‌های فرا توزین روی همان سرور می‌نشینند.

«یک داده» چه چیزی نیست

سه برداشت اشتباه رایج است:

• همه چیز با هم شروع نمی‌شود. می‌شود با دو سه ماژول شروع کرد و بقیه را بعد روشن کرد. ماژولی که نخریده‌اید روی سرور شما روشن نمی‌شود.
• همه همه چیز را نمی‌بینند. داده یکی است، ولی هر کاربر فقط بخشی را می‌بیند که نقشش اجازه می‌دهد و هیچ‌کس نمی‌تواند بالاتر از سطح خودش دسترسی بدهد.
• داده‌ی شما با دیگران قاطی نمی‌شود. یک داده برای سازمان شماست، نه برای همه‌ی مشتری‌ها؛ هر سازمان نصب و پایگاه داده‌ی خودش را دارد.

نشانه‌هایی که می‌گویند وقتش رسیده

• برای جواب یک سؤال ساده باید از دو سه نفر عدد بگیرید و جمعشان بزنید.
• بستن حساب‌های آخر ماه بیشتر از یک هفته طول می‌کشد، و بیشترش صرف مغایرت‌گیری می‌شود.
• کسی در سازمان شغلش عملاً «انتقال عدد» از یک برنامه به برنامه‌ی دیگر است.
• وقتی یک نفر مرخصی می‌رود، گزارشی که فقط او بلد بود بسازد هم می‌ماند.

انتقال، بدون اینکه کار بخوابد

ترس اصلی از جابه‌جایی، داده‌ی قبلی است. کدینگ حساب‌ها، طرف‌حساب‌ها، کالاها، انبارها و مانده‌های افتتاحیه منتقل می‌شوند. برای سپیدار مبدل آماده داریم و برای اکسل قالب ورودی. حجم داده‌ی قبلی تعیین می‌کند این مرحله یک هفته طول بکشد یا سه هفته.

کل راه‌اندازی برای یک کسب‌وکار کوچک با دو سه ماژول معمولاً یک تا دو هفته است و برای سازمانی با تولید، چند انبار و داده‌ی چندساله یک تا سه ماه. عدد دقیق‌تر را فقط بعد از دیدن داده‌ی فعلی می‌شود داد.

هزینه‌ی واقعی کجاست

صادقانه: سخت‌ترین بخش، نرم‌افزار نیست؛ عادت است. وقتی همه روی یک داده کار می‌کنند، اشتباه یک بخش زود در بخش دیگر دیده می‌شود. این خوب است، ولی اولش ناخوشایند است. برای همین بهتر است از بخشی شروع کنید که بیشترین تایپ دوباره را دارد و بقیه را بعد از اینکه تیم به سامانه اعتماد کرد اضافه کنید.

یک داده یعنی یک بار ثبت، و یک عدد برای همه. بقیه‌اش نتیجه‌ی همین است.

یک مثال: از خرید تا فروش، بی‌تایپ دوباره

فرض کنید کارخانه‌ای مواد اولیه می‌خرد، تولید می‌کند و می‌فروشد. روی نرم‌افزارهای جدا، هر قدم این زنجیره یک بار در یک برنامه ثبت می‌شود و یک بار دیگر در برنامه‌ی بعدی. روی یک داده، زنجیره این شکلی است:

1. خرید: درخواست خرید، استعلام، سفارش و رسید کالا پشت سر هم ثبت می‌شوند و تسویه با تأمین‌کننده از همان رسید پیش می‌رود.
2. انبار: رسید کالا موجودی را همان لحظه بالا می‌برد؛ مصرف مواد در تولید آن را پایین می‌آورد.
3. فروش: پیش‌فاکتور به فاکتور تبدیل می‌شود و فاکتور سند حسابداری خودش را می‌زند.
4. مدیریت: داشبورد مدیر مالی، موجودی، تولید و نیروی انسانی را از همان داده‌ای نشان می‌دهد که کار روزانه با آن انجام می‌شود، نه از گزارش دیروز.

در این زنجیره هیچ‌کس عدد را از جایی به جای دیگر نمی‌برد. اگر سندی اشتباه باشد، حذف نمی‌شود، ابطال می‌شود؛ و معلوم است چه کسی، کی و چه چیزی را عوض کرده است.

از کجا شروع کنیم

پیشنهاد ما معمولاً این است: از جایی شروع کنید که بیشترین «تایپ دوباره» را دارد. در یک شرکت بازرگانی این معمولاً فروش و انبار است؛ در یک کارخانه‌ی غذایی، باسکول و انبار؛ در یک کلینیک، پذیرش و صندوق. وقتی آن بخش روی سامانه آرام گرفت، بخش بعدی را روشن کنید. داده‌ی بخش اول سر جایش می‌ماند و بخش دوم از همان روز اول آن را می‌بیند.

یک نکته‌ی عملی دیگر: پیش از انتقال، کدینگ کالاها و طرف‌حساب‌ها را یک بار مرتب کنید. هر تکراری که امروز در فهرست‌هایتان هست، بعد از انتقال هم خواهد بود؛ فقط این بار در یک جا.

یک داده، یک زبان مشترک

شاید مهم‌ترین تغییر، در جلسه‌های مدیریت دیده شود. وقتی همه از یک داده می‌خوانند، جلسه دیگر صرف این نمی‌شود که «عدد چه کسی درست است»؛ صرف این می‌شود که با آن عدد چه کنیم. همین یک تغییر، معمولاً بیشتر از هر امکان دیگری وقت آزاد می‌کند.

قدم بعد

اگر می‌خواهید ببینید کار خود شما روی یک داده چه شکلی می‌شود، در یک جلسه یک روز کاری‌تان را با داده و واژه‌های خودتان در سامانه می‌چینیم.